امروز در اینجا روش شروع معامله را با هم بررسی می‌کنیم. آنچه در این قسمت مورد بررسی قرار می‌گیرد مربوط به معامله با طرف خارجی است. یعنی اصطلاحات و توضیحات داده شده برای کار با یک بازرگان خارجی و به زبان انگلیسی می‌باشد.
دانستن زبان انگلیسی کلید ورود به دنیای تجارت خارجی است. هر تاجر خارجی، در هر جایی از دنیا که باشد به این زبان آشنایی دارد و شما به راحتی می‌توانید با زبان انگلیسی با او ارتباط برقرار کنید و مکاتبات و معاملات خود را انجام دهید.
مسلما قبل از اینکه بخواهید با کسی وارد معامله شوید باید اول او را بشناسید. البته منظور از این شناخت شناخت شخصی نیست بلکه منظور شناخت از نوع کار و تجارتی است که انجام می‌دهد. اطمینان از شخص در مراحل بعدی تجارت کم کم بدست می‌آید.
خوب، بعد از اینکه شرکت و یا بازرگانی را که در زمینه کاری شما فعالیت می‌کند شناختید‌ (از طریق اینترنت، مجلات و یا کتابهای زرد و ...)، باید با او باب مکاتبه را باز کنید. پس باید یک نامه، ایمیل و یا فاکس برای او ارسال کنید (ارتباط کتبی همیشه بهتر از ارتباطات شفاهی است زیرا می‌توان آنرا جهت سوابق بایگانی نمود و بعدا بعنوان سند استفاده نمود).
برای بعضی شاید نیاز باشد روش نامه نگاری بازرگانی را نیز قید کنم پس در این قسمت قسمتهای مختلف یک نامه بازرگانی را باهم بررسی می‌کنیم:
***************************************************************
بالای نامه سمت راست آدرس شرکت خود را می نویسید.
کمی پایین‌تر در سمت چپ با فونت درشت تر اسم شرکت خودتان را وارد می‌کنید.
در زیر آن تاریخ
در زیر تاریخ نام و آدرس گیرنده نامه.

سطر اول متن نامه به احترامات اختصاص دارد جملاتی مثل:‌ Dear Sir, Dear Madam, Dear Sirs, Dear Mr James, Dear Ms. Jane و ... در سطر اول جای دارند.

بعد از آن متن نامه می آید که باید بصورت رسا و همچنین تا حد امکان خلاصه شده باشد.

در پایان احترامات می‌آید. جملاتی مثل: Sincerely yours, Thank you, Best regards, و شبیه اینها در این قسمت نامه جای دارد.

آخر از همه محل امضا می‌باشد که سطر اول آن نام و نام خانوادگی و سطر دوم آن تایتل و رتبه کاری خود را می‌نویسید.

***************************************************************
اینها قسمتهای مختلف یک نامه رسمی هستند.
متن یک نامه تجاری بسته به موقعیت کاری با طرف دوم متفاوت است، مثلا نامه‌ای که برای اولین بار برای شخصی می فرستید با نامه های بعدی شما از نظر متن تفاوت خواهند داشت.
بعنوان مثال نامه ای که برای اولین بار می‌نویسید بسیار رسمی و خشک خواهد بود اما در مکاتبات بعدی لحن شما باید اندکی صمیمانه شود.

توضیحات بیشتر را در قسمتهای بعدی خواهم نوشت.