از فاصله ای که بین مطلب قبلی با این مطلب جدید افتاد متاسفم، خوب بعضی وقتها سر آدم خیلی شلوغ می شه.

برای اولین نامه که برای فروشنده می فرستید باید چند چیز مهم را در نظر بگیرید:

********************************************************

۱. در ابتدای نامه بگوئید که اطلاعات مربوط به فروشنده را از کجا بدست آورده اید، این باعث می شود که فروشنده بداند اطلاعات شما در باره او در چه حدی است، و اگر اطلاعات اضافی مورد نیاز بود در اختیارتان قرار می‌دهد.

۲. معرفی خودتان: در این قسمت خودتان (شرکتتان) را بصورت خلاصه و اجمالی معرفی کنید، زمینه‌های کاری، اقلام مصرفی، اقلام تولیدی، اندازه شرکت، تعداد کارمندان، میزان مصرف سالیانه و ... می توانند اطلاعات خوبی به فروشنده کالا بدهند، همیشه در نظر داشته باشید که اگر فروشنده بپذیرد که با یک شرکت معتبر و بزرگ طرف معامله است، آینده کاری خوبی را می‌توان با او در نظر گرفت، مخصوصا اگر خریدتان کلی و در مقادیر بالا باشد می‌توانید انتظار تخفیف خوبی را از فروشنده داشته باشید.

۳. inquiry یا استعلام قیمت: در مرحله بعدی باید اطلاعات کافی راجع به محصول ارائه شده توسط فروشنده را جمع آوری کنید، گرفتن قیمت، نمونه،‌ کاتالوگ، اطلاعات فنی، طریقه حمل و نقل، زمان تحویل کالا و ... قسمتهای اصلی استعلام را شامل می‌شوند.

۴. از شخص فروشنده اطلاعات کسب کنید، نام او، و روشهای تماس با او را در خواست کنید،‌ آدرس و اطلاعات محل کار او، کارخانه و ... را کسب نمائید و شماره موبایل او را جهت تماس راحت تر از او بخواهید.

۵. قسمت بعدی نامه می‌تواند به آینده معاملات مربوط شود، در این قسمت به فروشنده وعده بدهید که در صورتی که شرایط خوبی را برای شما فراهم کند حتما در آینده خریدهای بیشتری از او خواهید داشت، وعده قراردادهای کلان تر و معاملات بهتر را بدهید و سعی کنید شرکت مورد خطاب را با احترام زیاد مورد خطاب قرار دهید.

۶. در این قسمت آرزوی آینده بهتر روابط کاری را بیان نمائید.

************************************************************
البته تمامی این قسمتها در دل یک نامه رسمی جای می‌گیرند که در مطلب قبلی قسمتهای مختلف آن بیان گردید. فروشنده را با Dear Sir و یا Dear Madam خطاب کنید (در صورتی که با یک شرکت با مسئولیت محدود مکاتبه می کنید از Dear Sirs استفاده نمائید).

در نامه نگاری‌های بعدی باید فروشنده را بهتر بشناسید و شرایط کار با او را درک نمائید، باید تشخیص دهید آیا با تولید کننده در تماس هستید و یا طرف شما یک بازرگان است.